Sektor publiczny

AI w urzędzie — co wolno, co się opłaca i co obroni się przed kontrolą

Pracuję z urzędami i jednostkami samorządowymi nad zastosowaniami AI, które da się wdrożyć bez naruszania procedury i obronić przed kontrolą. To zawężenie jest istotne: w administracji nie pytamy wyłącznie, czy coś działa i ile oszczędza, ale też czy da się wykazać podstawę, zapis decyzji i udział człowieka tam, gdzie prawo go wymaga.

Zajmuję się tym, bo sektor publiczny jest dziś w trudnej sytuacji. Presja na usprawnienia jest realna, a jednocześnie od 28 października 2026 działa krajowy organ nadzoru, który może prowadzić kontrole i nakładać kary. Urzędy, które wdrażały narzędzia bez uporządkowania podstaw, mają dziś więcej pracy niż te, które zaczęły od zasad.

Trzy granice, które porządkują wszystko

Dane w narzędziu, rozstrzygnięcie w sprawie i informacja dla mieszkańca. Reszta to szczegóły wdrożeniowe.

Umów rozmowę

Wykorzystanie AI w administracji publicznej jest dopuszczalne wszędzie tam, gdzie narzędzie wspiera pracę urzędnika, a rozstrzygnięcie w sprawie i jego uzasadnienie pozostają przy człowieku — przy zachowaniu zasad przetwarzania danych i obowiązku informowania mieszkańca o kontakcie z systemem. Ta jedna reguła rozstrzyga większość wątpliwości zgłaszanych przez jednostki.

Stan prawny ustabilizował się w drugiej połowie 2026 roku. Pakiet Digital Omnibus opublikowany 24 lipca 2026 przesunął obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka na 2 grudnia 2027 i 2 sierpnia 2028. Obowiązki przejrzystości z artykułu 50 weszły w życie 2 sierpnia 2026. Ustawa o systemach sztucznej inteligencji obowiązuje od 11 sierpnia 2026, a Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji może nakładać kary od 28 października 2026.

Dla jednostek publicznych istotny jest jeszcze jeden element: część zastosowań sektorowych została wprost wymieniona w załączniku III AI Act jako wysokie ryzyko — między innymi ocena uprawnień do świadczeń i wsparcia socjalnego. To nie jest zakaz, tylko zestaw wymagań, do których trzeba się przygotować przed 2 grudnia 2027.

Osobnym tematem są zamówienia publiczne. Opis przedmiotu zamówienia powinien zawierać wymagania dotyczące miejsca przetwarzania danych, wyłączenia trenowania modeli na danych zamawiającego, dostępu do dziennika zdarzeń i oświadczenia dostawcy o jego roli w rozumieniu AI Act. Bez tych zapisów jednostka kupuje narzędzie, którego zgodności nie potrafi później wykazać.

Pięć zastosowań w urzędzie i ich dopuszczalność

Tę tabelę zostawiam każdej jednostce, z którą pracuję. Odpowiada na większość pytań zadawanych przez kierowników wydziałów bez potrzeby sięgania po opinię prawną.

Zastosowanie	Dopuszczalność	Warunki i obowiązki	Uwaga
Redakcja pism i dokumentów urzędowych	dopuszczalne, treść zatwierdza pracownik merytoryczny	zakaz wprowadzania danych z akt bez ustalonych zasad przetwarzania	najszybszy efekt, najmniejsze ryzyko
Informacja dla mieszkańców na stronie i infolinii	dopuszczalne, z obowiązkiem poinformowania rozmówcy	art. 50 AI Act od 2 sierpnia 2026 oraz dostępność cyfrowa serwisu	musi być widoczne przejście do urzędnika
Analiza wniosków i kompletności dokumentacji	dopuszczalne jako wsparcie, nie jako rozstrzygnięcie	decyzja administracyjna wymaga człowieka i uzasadnienia	duża oszczędność czasu przy zachowaniu procedury
Ocena uprawnień do świadczeń i wsparcia socjalnego	wysokie ryzyko — załącznik III AI Act	ocena ryzyka, nadzór człowieka, informacja dla osoby, dokumentacja	obowiązki dla tej kategorii od 2 grudnia 2027
Przetwarzanie nagrań z sesji i posiedzeń	dopuszczalne, materiał jawny	zgodność z zasadami archiwizacji i dostępności cyfrowej	protokoły i streszczenia sesji rady to częsty pierwszy projekt

Cztery sytuacje, w których pracuję z jednostkami

Urząd gminy chce zacząć, ale nie wie, od czego

Zaczynamy od redakcji dokumentów i obsługi powtarzalnych pytań mieszkańców. Oba zastosowania działają na materiałach jawnych i wzorcach, więc dają efekt bez wchodzenia w akta spraw. Pierwszy efekt widać w ciągu miesiąca.

Jednostka kupiła narzędzie i nie wie, czy wolno go używać

Bardzo częsta sytuacja po zakupach z lat poprzednich. Sprawdzamy, jaka jest rola jednostki, gdzie przetwarzane są dane, co mówi umowa i czy dostawca potwierdza zgodność na piśmie. Zwykle kończy się to aneksem, a nie rezygnacją.

Przygotowanie postępowania na zakup systemu

Pomagam napisać tę część opisu przedmiotu zamówienia, która dotyczy danych, zgodności i rozliczalności. To kilka akapitów, które decydują o tym, czy jednostka będzie mogła cokolwiek wyegzekwować po podpisaniu umowy.

Zapowiedziana kontrola albo pytanie z nadzoru

Wtedy pracujemy pod termin: rejestr systemów, role, dokumentacja kompetencji pracowników, zasady korzystania i obowiązki informacyjne. Jednostki, które mają to przygotowane wcześniej, przechodzą przez ten etap w kilka dni.

Jak pracuję z jednostką publiczną

Pięć kroków dopasowanych do realiów urzędu: bez zakłócania pracy wydziałów i bez zobowiązań przekraczających budżet roczny.

Zapytaj o ofertę

1. Inwentaryzacja i rejestr systemów

Co jest używane, przez kogo i na jakiej podstawie — łącznie z modułami AI w systemach dziedzinowych, które jednostka kupiła jako zwykłe oprogramowanie.

2. Podział zastosowań według dopuszczalności

Oddzielamy wsparcie pracy urzędnika od rozstrzygania spraw, a zastosowania sektorowe sprawdzamy wobec załącznika III. Ten podział wyznacza kolejność i uspokaja wydziały spodziewające się zakazu.

3. Zasady korzystania dla pracowników

Jedna strona: co wolno wprowadzać, czego nie, kto zatwierdza treść i jak oznaczamy kontakt z mieszkańcem. Dokument uzgadniany z inspektorem ochrony danych.

4. Pierwszy projekt na materiałach jawnych

Redakcja dokumentów, obsługa pytań mieszkańców albo protokoły z sesji. Cztery do sześciu tygodni, z pomiarem czasu pracy przed wdrożeniem i po nim.

5. Dokumentacja i przygotowanie do kontroli

Rejestr z rolami, dokumentacja szkoleń z artykułu 4, zasady korzystania, obowiązki informacyjne. Materiał zebrany w jednym miejscu, gotowy do przedstawienia nadzorowi.

Co robię osobiście, a co realizuje zespół

Ja pracuję z kierownictwem jednostki nad granicami i dokumentacją. Wdrożenia i szkolenia na dużą skalę realizuje zespół.

Osobiście prowadzę inwentaryzację, podział zastosowań, zasady korzystania, przygotowanie wymagań do zamówienia publicznego i rozmowy z kierownictwem oraz inspektorem ochrony danych. Występuję też na posiedzeniach i naradach, gdy jednostka potrzebuje niezależnego głosu.

Szkolenia dla wszystkich pracowników urzędu, wdrożenia systemów, integracje z systemami dziedzinowymi i pełna dokumentacja zgodności dla dużych jednostek to praca zespołu PCSiD, którego jestem właścicielem. Zespół ma też doświadczenie w realizacji zamówień publicznych, co przy tej skali ma znaczenie.

Zobacz pełną ofertę dla sektora publicznego: szkolenia AI dla instytucji publicznych — PCSiD.

Ile to kosztuje

Zakres dopasowuję do wielkości jednostki i do tego, czy jest już coś wdrożone.

Poproś o wycenę

Sesja strategiczna od 2500 PLN obejmuje przegląd zastosowań, ustalenie granic i wskazanie pierwszego projektu. Dla mniejszych jednostek bywa wystarczająca na kilka kwartałów.

Audyt od 18 000 PLN obejmuje inwentaryzację, rejestr systemów z rolami, ocenę wobec załącznika III, zasady korzystania, dokumentację kompetencji i przygotowanie do kontroli. To zakres właściwy dla jednostek, które już korzystają z narzędzi.

Szkolenia dla całych urzędów i wdrożenia systemów wycenia zespół po ustaleniu zakresu; ofertę znajdziesz na stronie PCSiD.

Dla kogo to jest i czego możesz się spodziewać

Ta praca jest dla urzędów gmin i miast, starostw, jednostek organizacyjnych samorządu, instytucji kultury i podmiotów realizujących zadania publiczne. Szczególnie przydaje się tam, gdzie pracownicy zaczęli korzystać z narzędzi wcześniej, niż jednostka ustaliła zasady — a to sytuacja dziś powszechna.

Po zakończeniu pracy jednostka ma rejestr systemów z rolami i podstawami, podział zastosowań według dopuszczalności, jednostronicowe zasady dla pracowników uzgodnione z inspektorem ochrony danych, jeden działający projekt z policzonym efektem oraz komplet dokumentacji na wypadek kontroli.

Więcej o moim sposobie pracy znajdziesz na stronie O mnie. Przygotowanie pracowników opisuje szkolenia dla instytucji publicznych, a obowiązki prawne — zgodność z AI Act. Doświadczenie w sektorze publicznym opisują referencje i publikacje.

Najczęstsze pytania o AI w administracji publicznej

Czy urząd w ogóle może korzystać z narzędzi AI?

Może i coraz częściej korzysta. Granice wyznaczają trzy rzeczy: kategoria danych wprowadzanych do narzędzia, wymóg, żeby rozstrzygnięcie w sprawie administracyjnej podejmował człowiek, oraz obowiązki informacyjne wobec mieszkańców. Zastosowania redakcyjne i informacyjne są dopuszczalne przy zachowaniu tych zasad.

Co kontroluje KRiBSI i od kiedy?

Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji powstała na mocy ustawy o systemach sztucznej inteligencji, która weszła w życie 11 sierpnia 2026. Od 28 października 2026 może prowadzić postępowania, rozpatrywać skargi i nakładać administracyjne kary pieniężne. Kary sięgają 35 mln euro albo 7 procent obrotu przy praktykach zakazanych i 15 mln euro albo 3 procent przy naruszeniu obowiązków przejrzystości.

Jak opisać zakup narzędzia AI w zamówieniu publicznym?

Przez wymagania funkcjonalne i wymagania zgodności, a nie przez nazwę produktu. W opisie przedmiotu zamówienia powinny znaleźć się co najmniej: miejsce przetwarzania danych, wyłączenie wykorzystywania danych zamawiającego do trenowania modeli, dostępność dziennika zdarzeń, oświadczenie dostawcy o roli w rozumieniu AI Act oraz warunki wyjścia z umowy. Pomagam przygotować tę część opisu.

Czy decyzję administracyjną może przygotować system?

Może przygotować projekt dokumentu i sprawdzić kompletność akt. Rozstrzygnięcie i uzasadnienie pozostają przy pracowniku, bo procedura administracyjna wymaga działania organu, a nie narzędzia. W praktyce to rozróżnienie działa dobrze: znika przepisywanie, zostaje ocena sprawy.

Ile kosztuje doradztwo dla jednostki publicznej?

Sesja strategiczna od 2500 PLN obejmuje przegląd zastosowań, ustalenie dopuszczalnych granic i wskazanie pierwszego projektu. Audyt od 18 000 PLN obejmuje rejestr systemów, ocenę ryzyka, zasady dla pracowników i przygotowanie wymagań do zamówienia. Zakres dopasowuję do wielkości jednostki.

Czy pracownicy urzędu muszą przejść szkolenie?

Artykuł 4 AI Act obowiązuje od 2 lutego 2025 i wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji osobom obsługującym systemy AI — dotyczy to także podmiotów publicznych. Dokumentacja szkoleń jest jednym z pierwszych materiałów, o które pyta się przy kontroli, więc warto prowadzić ją od początku.

Czy wolno wprowadzać do narzędzi dane z akt sprawy?

Nie bez ustalonych zasad przetwarzania, umowy powierzenia i sprawdzenia miejsca przetwarzania danych. W praktyce dzielimy zastosowania na te, które pracują na materiałach jawnych i wewnętrznych wzorcach, oraz na te dotykające akt — dla drugich rozważamy rozwiązanie działające wyłącznie w infrastrukturze jednostki.

Od czego zacząć w urzędzie gminy albo miasta?

Od redakcji dokumentów i obsługi powtarzalnych pytań mieszkańców. Oba zastosowania dają efekt w pierwszym miesiącu i nie dotykają rozstrzygnięć w sprawach. Dobrym drugim krokiem są protokoły i streszczenia sesji rady, bo materiał jest jawny, a praca żmudna.

Czy pomaga Pan przygotować jednostkę do kontroli?

Tak. Zakres obejmuje rejestr systemów z rolami, ocenę zastosowań wobec załącznika III AI Act, dokumentację kompetencji pracowników, zasady korzystania z narzędzi oraz sprawdzenie obowiązków informacyjnych wobec mieszkańców. To materiał, który pozwala odpowiedzieć na pytania kontrolne dokumentem, a nie oświadczeniem.

Ustalmy, co w Waszej jednostce jest dopuszczalne

Zostaw imię i numer telefonu — oddzwaniam i w kilkanaście minut ustalamy, od czego zacząć i co wymaga uporządkowania.