Szkolenia

Microsoft 365 Copilot — warsztat po uporządkowaniu uprawnień

Prowadzę ten warsztat dla firm pracujących w Microsoft 365 i zaczynam go zawsze od tego samego zdania: Copilot nie jest osobnym narzędziem, tylko nakładką na to, co macie w SharePoint, Teamsach i poczcie. Jeśli tam panuje porządek, efekt widać w pierwszym tygodniu. Jeśli nie, warsztat zamieni się w wyliczankę rozczarowań.

Zajmuję się tym, ponieważ w kilku firmach z rzędu zobaczyłem ten sam scenariusz: licencje kupione dla stu osób, użycie na poziomie kilku procent i wniosek zarządu, że sztuczna inteligencja nie działa. Za każdym razem przyczyna była taka sama i nie miała nic wspólnego z modelem językowym. Dlatego ta strona mówi najpierw o przygotowaniu, a dopiero potem o szkoleniu.

Copilot pokazuje, co naprawdę macie w SharePoincie

To zdanie brzmi jak ostrzeżenie i nim jest. Jest też najmocniejszym argumentem za wdrożeniem, bo wreszcie ktoś ten porządek zrobi.

Zapytaj o termin

Microsoft 365 Copilot to asystent działający wewnątrz Worda, Excela, Outlooka i Teams, który korzysta wyłącznie z dokumentów i wiadomości dostępnych dla zalogowanego pracownika — z jego uprawnieniami, nie z własnymi. Ta zasada brzmi uspokajająco do momentu, w którym firma sprawdzi, jak szerokie są faktyczne uprawnienia w jej środowisku.

W większości organizacji, które widziałem, znajdują się foldery udostępnione wszystkim w firmie kilka lat temu, przy okazji jednego projektu. Dopóki trzeba było znać ścieżkę, nikt tam nie zaglądał. Copilot potrafi odnaleźć w nich treść na podstawie zwykłego pytania. Nie jest to luka w narzędziu, tylko ujawnienie stanu, który istniał wcześniej — ale odkryty w złym momencie potrafi zatrzymać całe wdrożenie.

Drugim warunkiem powodzenia są materiały źródłowe. Copilot przygotuje pierwszą wersję oferty na podstawie wzorca, o ile ten wzorzec leży w dostępnym miejscu, a nie w załączniku sprzed trzech lat u jednej osoby. Podobnie z Excelem: analiza działa na danych w tabeli, a nie na arkuszu, w którym znaczenie niosą kolory i połączone komórki.

Trzeci warunek to przydział licencji. Rozliczenie jest za użytkownika, więc rozdanie ich po równo w całej firmie kosztuje dużo i daje mało. Zaczynamy od ról z największą liczbą spotkań, długich wątków i powtarzalnych dokumentów, a po kwartale rozszerzamy na podstawie realnych danych o użyciu.

Cztery obszary Copilota i czego wymaga każdy z nich

Kolejność w tabeli odpowiada kolejności, w jakiej wprowadzam je na warsztacie: od najszybszego efektu do tego, który wymaga najwięcej przygotowania.

Obszar	Co realnie daje	Czego wymaga	Uwaga z praktyki
Teams	podsumowanie spotkania, ustalenia i zadania z nagrania lub transkrypcji	włączona transkrypcja i zgoda uczestników na nagrywanie	najszybszy widoczny efekt; od tego zaczynam każde szkolenie
Outlook	streszczenie długiego wątku, szkic odpowiedzi, wychwycenie zobowiązań	uporządkowana skrzynka; na dwudziestu tysiącach nieprzeczytanych działa słabo	duża oszczędność czasu u kierowników, mała u pracowników pierwszej linii
Word i PowerPoint	pierwsza wersja dokumentu lub prezentacji na podstawie plików firmy	dostęp do wzorców i materiałów źródłowych w SharePoint	wartość rośnie dopiero wtedy, gdy wzorce naprawdę są, a nie są w głowach ludzi
Excel	analiza zestawienia, wykrycie odstępstw, przygotowanie podsumowania	dane w tabeli, a nie w arkuszu z połączonymi komórkami i kolorami zamiast kolumn	najczęstsze rozczarowanie wdrożeń — i prawie zawsze wina struktury pliku

Cztery sytuacje, w których firmy proszą mnie o ten warsztat

Licencje kupione, użycie na poziomie kilku procent

Najczęstszy powód telefonu. Zwykle nikt nie wskazał zadań, a pierwsze próby w Excelu zawiodły. Zaczynam od przeglądu trzech konkretnych procesów w firmie i pokazuję efekt na ich własnych plikach, bo tylko to przekonuje salę.

Dział IT blokuje wdrożenie do czasu przeglądu uprawnień

Bardzo dobra decyzja i staram się ją wspierać, a nie obchodzić. Pomagam wtedy ustalić zakres przeglądu i kolejność: najpierw dokumenty kadrowe, finansowe i prawne, potem reszta. Szkolenie odbywa się po tym etapie, nie przed nim.

Zarząd chce podsumowań spotkań, dział prawny ma wątpliwości

Rozstrzygamy to zasadą, a nie sporem: które spotkania są transkrybowane, jak długo trzymamy materiał, kto ma do niego dostęp i jak informujemy uczestników. Pięć zdań w regulaminie zamyka temat, który potrafi ciągnąć się miesiącami.

Firma używa Copilota i drugiego narzędzia naraz

To rozsądny układ, o ile zastosowania są rozdzielone. Copilot do pracy w dokumentach, poczcie i spotkaniach, narzędzie zewnętrzne do zadań, które wymagają swobodniejszej pracy z tekstem. Bez tego podziału zespół za każdym razem zaczyna od wyboru narzędzia i kończy na żadnym.

Jak prowadzę warsztat

Pięć kroków, z których dwa pierwsze wykonuję razem z Waszym działem IT przed spotkaniem.

Zapytaj o ofertę

1. Przegląd gotowości środowiska

Sprawdzamy uprawnienia w SharePoint i OneDrive, etykiety poufności, dostępność wzorców dokumentów i strukturę plików w Excelu. To jest lista rzeczy do naprawienia przed szkoleniem, a nie po nim.

2. Wybór ról i zadań

Ustalamy, kto dostaje licencje w pierwszej kolejności i jakie trzy zadania mają być celem warsztatu. Bez tego dzień rozmywa się w pokaz funkcji.

3. Praca w Teams i Outlooku

Pierwsza połowa dnia na obszarach dających najszybszy efekt: podsumowania spotkań, ustalenia i zadania, obsługa długich wątków. Tu uczestnicy przekonują się, że to ma sens, i dopiero wtedy warto iść dalej.

4. Dokumenty i dane

Druga połowa na Wordzie, PowerPoincie i Excelu — na Waszych wzorcach i Waszych zestawieniach. Przy okazji poprawiamy strukturę jednego arkusza, bo to zwykle przynosi większą różnicę niż jakakolwiek instrukcja.

5. Zasady i spotkanie kontrolne

Ustalamy krótką zasadę dotyczącą transkrypcji i danych, a po dwóch tygodniach spotykamy się na godzinę zdalnie: co weszło do użycia, co nie zadziałało i komu przydzielić licencje w drugiej turze.

Co robię osobiście, a co realizuje zespół

Ja prowadzę warsztat i doradzam przy przydziale licencji. Prace w dzierżawie wykonuje zespół techniczny.

Osobiście prowadzę zajęcia, przygotowuję ćwiczenia na Waszych dokumentach, pomagam ustalić zasady dotyczące transkrypcji i danych oraz doradzam, komu przydzielić licencje w pierwszej kolejności. Uczestniczę też w rozmowie z działem IT o zakresie przeglądu uprawnień.

Samo porządkowanie uprawnień w SharePoint, wdrożenie etykiet poufności, konfiguracja dzierżawy i szkolenia dla kilkuset osób w wielu terminach to praca zespołowa, którą realizuje PCSiD, którego jestem właścicielem.

Zobacz pełną ofertę szkoleń i wdrożeń zespołowych: szkolenia AI dla firm — PCSiD.

Ile to kosztuje

Cena zależy od liczby grup i od tego, czy środowisko wymaga przygotowania przed szkoleniem.

Poproś o wycenę

Warsztat dla jednej grupy do dwunastu osób zaczyna się od 2500 PLN netto za dzień, razem z przeglądem gotowości środowiska, ćwiczeniami na materiałach firmy i spotkaniem kontrolnym po dwóch tygodniach.

Jeśli przegląd pokaże, że uprawnienia wymagają uporządkowania w szerszym zakresie, punktem wyjścia bywa audyt od 18 000 PLN — obejmuje wtedy także rejestr systemów AI i politykę korzystania z narzędzi.

Licencje Copilota kupujesz bezpośrednio w ramach umowy z Microsoftem; nie pośredniczę w tej sprzedaży. Cennik szkoleń zespołowych znajdziesz na stronie PCSiD.

Dla kogo to jest i czego możesz się spodziewać

Warsztat jest dla firm, które pracują w Microsoft 365 na co dzień i mają lub planują licencje Copilota: dla kierowników z gęstym kalendarzem, zespołów projektowych, administracji, kadr i działów handlowych. Nie ma sensu tam, gdzie dokumenty żyją poza SharePointem, a spotkania odbywają się w innym narzędziu.

Po dniu pracy zespół ma trzy zadania wykonywane szybciej, poprawioną strukturę przynajmniej jednego arkusza, ustaloną zasadę dotyczącą transkrypcji spotkań i listę rzeczy do naprawienia w SharePoincie. Firma dostaje rekomendację przydziału licencji na kolejny kwartał oraz listę uczestników do dokumentacji kompetencji z artykułu 4 AI Act.

Więcej o moim sposobie pracy znajdziesz na stronie O mnie. Jeśli zespół korzysta także z narzędzi spoza ekosystemu Microsoftu, zobacz warsztat z ChatGPT i warsztat z Claude. Opinie uczestników zebrałem w referencjach, a materiały merytoryczne w publikacjach.

Najczęstsze pytania o szkolenie z Microsoft 365 Copilot

Czy Copilot widzi wszystkie dokumenty w firmie?

Widzi dokładnie to, do czego zalogowany pracownik ma dostęp w SharePoint, OneDrive i Teams. Problem polega na tym, że w wielu firmach ten dostęp jest szerszy, niż ktokolwiek zakładał — foldery udostępnione „wszystkim w organizacji” lata temu. Copilot niczego nie wykrada, on po prostu ujawnia stan uprawnień, który już istnieje.

Od czego trzeba zacząć przed wdrożeniem Copilota?

Od przeglądu uprawnień w SharePoint i OneDrive oraz od etykiet poufności dla dokumentów wrażliwych. To zdecydowanie najważniejszy etap i jednocześnie ten, który firmy najczęściej pomijają, bo nie widać go w prezentacji handlowej. Bez niego pierwsze tygodnie użytkowania kończą się nieprzyjemnymi odkryciami.

Czy to szkolenie jest dla administratorów, czy dla użytkowników?

Dla użytkowników i ich przełożonych. Zagadnienia administracyjne omawiam w zakresie potrzebnym do sensownej rozmowy z działem IT, natomiast sama konfiguracja dzierżawy to osobna praca, którą wykonuje zespół techniczny przed warsztatem.

Ile trwa szkolenie i ile kosztuje?

Jeden dzień, siedem godzin z przerwami, grupa do dwunastu osób. Warsztat dla jednej grupy zaczyna się od 2500 PLN netto za dzień, razem z przygotowaniem ćwiczeń na materiałach firmy i spotkaniem kontrolnym po dwóch tygodniach.

Mamy licencje Copilota od kilku miesięcy i nikt ich nie używa. Dlaczego?

W firmach, które widziałem, składają się na to trzy przyczyny: nikt nie wskazał konkretnych zadań, dokumenty źródłowe są rozproszone, więc Copilot nie ma z czego korzystać, a pierwsze próby w Excelu zawiodły przez strukturę plików. Wszystkie trzy da się naprawić i od tego zaczynam program.

Czym Copilot różni się od ChatGPT czy Claude?

Przewagą Copilota jest to, że działa wewnątrz Waszych dokumentów, poczty i spotkań, respektując uprawnienia firmy — nic nie trzeba nigdzie wklejać. Słabszą stroną bywa swoboda pracy z tekstem i analizą w porównaniu z narzędziami wyspecjalizowanymi. Wiele firm używa obu i to zwykle rozsądny układ, o ile zastosowania są rozdzielone.

Czy Copilot nagrywa i analizuje spotkania bez wiedzy uczestników?

Podsumowanie powstaje z transkrypcji, którą trzeba świadomie włączyć, a uczestnicy widzą informację o nagrywaniu. Warto jednak ustalić zasadę firmową: które spotkania są transkrybowane, jak długo materiał jest przechowywany i kto ma do niego dostęp. To pięć zdań do regulaminu, które oszczędzają później wielu rozmów.

Czy warsztat pokrywa obowiązek kompetencji AI z AI Act?

Pokrywa jego praktyczną część. Artykuł 4 AI Act obowiązuje od 2 lutego 2025 i wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji osobom korzystającym z systemów AI. Po zajęciach przekazuję listę uczestników i zakres programu do dokumentacji.

Czy pomaga Pan zdecydować, komu przydzielić licencje?

Tak i to często najcenniejsza część rozmowy. Licencja Copilota rozliczana jest za użytkownika, więc przydzielenie jej wszystkim po równo bywa kosztowną pomyłką. Rekomenduję zacząć od ról, w których widać najwięcej spotkań, długich wątków i powtarzalnych dokumentów, a po kwartale rozszerzać na podstawie danych o użyciu.

Sprawdźmy gotowość Waszego środowiska

Zostaw imię i numer telefonu — oddzwaniam i ustalamy, czy zaczynamy od warsztatu, czy najpierw od przeglądu uprawnień.

Umów rozmowę

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Potrzebuję wiedzieć, ile licencji jest w użyciu, czy dokumenty firmy leżą w SharePoincie i kiedy ostatnio ktoś przeglądał uprawnienia do folderów. Te trzy odpowiedzi wystarczą, żeby powiedzieć, czy warsztat ma sens teraz, czy za miesiąc.

Jeśli okaże się, że środowisko nie jest gotowe, powiem to wprost i wskażę kolejność prac. Szkolenie przed uporządkowaniem uprawnień kończy się zwykle tym, że firma wyłącza narzędzie dwa tygodnie później.