Branże i działy

AI w HR — dział, w którym prawo ustala kolejność wdrożeń

HR jest jedynym działem, w którym nie doradzam zaczynania od najbardziej kuszącego zastosowania. Selekcja kandydatów wygląda na oczywisty pierwszy krok i jest jednocześnie jednym z nielicznych obszarów wprost wymienionych w AI Act jako wysokie ryzyko. To nie jest powód, żeby jej nie robić. To powód, żeby zrobić ją jako czwartą, a nie pierwszą.

Pracuję z działami kadr nad kolejnością, która daje efekt szybko i nie generuje zobowiązań, do których firma nie jest przygotowana. W praktyce oznacza to zaczynanie od obsługi pytań pracowniczych i dokumentów, a dochodzenie do rekrutacji wtedy, gdy dokumentacja, nadzór i przegląd wyników są już na swoim miejscu.

Dlaczego HR jest traktowany inaczej

Bo decyzje kadrowe wpływają na czyjeś życie zawodowe. Ustawodawca uznał to za wystarczający powód i trudno się z tym nie zgodzić.

Umów rozmowę

Systemy AI używane do rekrutacji, selekcji kandydatów, oceny pracowników, awansów i przydzielania zadań należą według załącznika III AI Act do kategorii wysokiego ryzyka — z obowiązkiem oceny ryzyka, rzeczywistego nadzoru człowieka, dokumentacji i informowania osób, których dotyczą. Pozostałe zastosowania w dziale kadr tej kategorii nie dotyczą.

Terminy zmieniły się w 2026 roku. Pakiet Digital Omnibus opublikowany 24 lipca 2026 przesunął obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka z załącznika III na 2 grudnia 2027. Obowiązki przejrzystości z artykułu 50 weszły w życie punktualnie, 2 sierpnia 2026. Krajowa ustawa o systemach sztucznej inteligencji obowiązuje od 11 sierpnia 2026, a od 28 października 2026 kary może nakładać KRiBSI.

Do tego dochodzi warstwa, o której firmy pamiętają rzadziej: artykuł 22 RODO zakazuje decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, jeżeli wywołują wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotne. Odrzucenie kandydatury bez udziału człowieka mieści się w tym opisie.

Praktyczny wniosek jest prosty i mało dramatyczny. Zastosowania, które nie oceniają ludzi — obsługa pytań pracowniczych, dokumenty kadrowe, opisy stanowisk, onboarding — można wdrażać od razu i tam leży większość dostępnej oszczędności czasu. Zastosowania oceniające ludzi wymagają przygotowania, na które jest jeszcze czas, ale nie nieograniczony.

Pięć zastosowań w HR i ich kategoria ryzyka

Tę tabelę zostawiam każdemu działowi kadr, z którym pracuję. Rozstrzyga większość wątpliwości bez potrzeby sięgania po opinię prawną.

Zastosowanie	Kategoria wg AI Act	Co trzeba zapewnić	Uwaga
Ogłoszenia, opisy stanowisk, materiały dla kandydatów	brak szczególnej kategorii	kontrola treści pod kątem równego traktowania	bezpieczny punkt startu dla każdego działu HR
Wstępna selekcja i szeregowanie kandydatów	wysokie ryzyko — załącznik III AI Act	ocena ryzyka, nadzór człowieka, informacja dla kandydatów, dokumentacja	obowiązki zaczynają obowiązywać od 2 grudnia 2027
Ocena pracowników, awanse, przydzielanie zadań	wysokie ryzyko — załącznik III AI Act	to samo co wyżej oraz poinformowanie pracowników przed uruchomieniem	dochodzi art. 22 RODO przy decyzjach wywołujących skutki prawne
Obsługa pytań pracowniczych i dokumentów kadrowych	brak szczególnej kategorii, o ile nie ocenia ludzi	uprawnienia do dokumentów, umowa powierzenia, zakres danych	największa oszczędność czasu przy najniższym ryzyku
Podsumowania rozmów i notatki z rekrutacji	zależy od zastosowania wyniku	zgoda na nagrywanie, zakaz oceniania na podstawie samego zapisu	notatka pomocnicza tak, ocena kandydata na jej podstawie — nie

Cztery sytuacje, w których wchodzę do działu HR

Kilkaset powtarzalnych pytań pracowniczych miesięcznie

Urlopy, zaświadczenia, świadczenia, regulaminy. Asystent oparty na dokumentach kadrowych zdejmuje znaczną część tego ruchu, a ryzyko jest minimalne, bo system niczego nie ocenia. To zastosowanie rekomenduję jako pierwsze niemal zawsze.

Narzędzie rekrutacyjne, o którym nikt nie wie, co robi w środku

Dostawca chwali się dopasowaniem kandydatów, umowa milczy o tym, czy to system AI. Zaczynam od pisemnego zapytania do dostawcy i od ustalenia roli firmy — bo to od niej zależy zakres obowiązków.

Zarząd chce oceniać efektywność pracowników na podstawie danych

Tu zwykle hamuję i wyjaśniam, dlaczego. To zastosowanie wysokiego ryzyka, z obowiązkiem informowania pracowników, i jednocześnie temat, który potrafi zniszczyć zaufanie w zespole szybciej niż jakakolwiek inna decyzja kadrowa.

Dział HR ma przygotować firmę na termin z AI Act

Coraz częstsze zlecenie, bo kadry bywają w organizacji jedynym działem przyzwyczajonym do pracy z dokumentacją zgodności. Budujemy wtedy rejestr systemów, przypisujemy role i układamy plan do 2 grudnia 2027.

Jak pracuję z działem kadr

Pięć kroków. Kolejność nie jest tu kwestią gustu, tylko konsekwencją przepisów.

Zapytaj o ofertę

1. Inwentaryzacja używanych narzędzi

Także tych w systemie rekrutacyjnym i kadrowym, o których nikt nie myśli jak o AI. Pytamy dostawców na piśmie, bo to jedyny sposób na wiążącą odpowiedź.

2. Podział zastosowań na kategorie ryzyka

Oddzielamy to, co ocenia ludzi, od tego, co ich obsługuje. Ten podział wyznacza całą dalszą kolejność prac i zwykle uspokaja dział, który spodziewał się, że nie wolno mu nic.

3. Szybkie wdrożenia o niskim ryzyku

Obsługa pytań pracowniczych, dokumenty, opisy stanowisk, onboarding. Cztery do sześciu tygodni do działającego rozwiązania i pierwsze policzalne oszczędności czasu.

4. Przygotowanie do zastosowań wysokiego ryzyka

Ocena ryzyka, opis nadzoru człowieka, informacja dla kandydatów i pracowników, zasady przeglądu wyników pod kątem równego traktowania. To materiał, który musi istnieć przed uruchomieniem, a nie po pierwszej skardze.

5. Przegląd okresowy

Raz na kwartał sprawdzamy wyniki systemu w podziale na grupy kandydatów i aktualność dokumentacji. Bez tego nadzór człowieka pozostaje zapisem w procedurze, a nie faktem.

Co robię osobiście, a co realizuje zespół

Ja odpowiadam za kolejność, ocenę ryzyka i rozmowę z zarządem. Zespół buduje narzędzia i dokumentację na dużą skalę.

Osobiście prowadzę inwentaryzację, podział zastosowań, ocenę ryzyka, ustalenie zasad nadzoru i szkolenie działu. Uczestniczę też w rozmowach ze związkami zawodowymi i przedstawicielami pracowników, bo to rozmowa, której nie da się delegować do dokumentu.

Budowa asystenta na dokumentach kadrowych, integracje z systemem HR, pełna dokumentacja zgodności dla dużych organizacji i szkolenia dla wszystkich pracowników to praca zespołu PCSiD, którego jestem właścicielem.

Zobacz pełną ofertę wdrożenia zgodności: wdrożenie AI Act w firmie — PCSiD.

Ile to kosztuje

Zależy przede wszystkim od tego, czy dział używa już narzędzi oceniających ludzi, czy jeszcze nie.

Poproś o wycenę

Sesja strategiczna od 2500 PLN wystarcza, żeby rozdzielić zastosowania na kategorie ryzyka, wskazać bezpieczny punkt startu i ocenić, czy używane dziś narzędzia rekrutacyjne wymagają uwagi.

Audyt od 18 000 PLN obejmuje inwentaryzację narzędzi, ocenę ryzyka dla zastosowań z załącznika III, dokumentację nadzoru, obowiązki informacyjne i plan przygotowania do 2 grudnia 2027. To właściwy zakres dla firm, które już oceniają kandydatów automatycznie.

Budowa narzędzi i pełna dokumentacja dla dużych organizacji wyceniane są przez zespół po ustaleniu zakresu; cennik znajdziesz na stronie PCSiD.

Dla kogo to jest i czego możesz się spodziewać

Ta praca ma sens dla działów kadr w firmach od stu pracowników wzwyż, szczególnie tam, gdzie prowadzona jest stała rekrutacja albo używany jest system oceniający kandydatów. Dotyczy również mniejszych organizacji, jeśli korzystają z narzędzi rekrutacyjnych z automatycznym dopasowaniem — a korzysta ich więcej, niż same o tym wiedzą.

Po zakończeniu pracy dział ma listę używanych systemów z przypisaną kategorią ryzyka i rolą firmy, działające rozwiązanie w obszarze o niskim ryzyku z policzoną oszczędnością czasu, dokumentację nadzoru dla zastosowań ocenianych oraz plan przygotowania do terminu z grudnia 2027 rozpisany na kwartały.

Więcej o moim sposobie pracy znajdziesz na stronie O mnie. Szerszy kontekst prawny opisuje zgodność z AI Act, a przygotowanie zespołu — warsztaty AI dla firm. Efekty wcześniejszych projektów opisują referencje i publikacje.

Najczęstsze pytania o AI w HR

Czy wolno używać AI do selekcji kandydatów?

Wolno, ale to system wysokiego ryzyka według załącznika III AI Act, co oznacza komplet obowiązków: ocenę ryzyka, rzeczywisty nadzór człowieka, informację dla kandydatów, dokumentację i rejestrowanie działania. Po pakiecie Digital Omnibus opublikowanym 24 lipca 2026 obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka zaczynają obowiązywać od 2 grudnia 2027. To czas na przygotowanie, nie na odłożenie tematu.

Czy kandydat musi wiedzieć, że jego zgłoszenie ocenia system?

Tak. Wynika to zarówno z obowiązku przejrzystości, jak i z RODO — kandydat ma prawo wiedzieć, jak przetwarzane są jego dane. Przy decyzjach opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wchodzi dodatkowo artykuł 22 RODO, który w rekrutacji praktycznie zawsze wymaga udziału człowieka.

Czy AI w HR jest w ogóle warta zachodu przy takich obowiązkach?

Zdecydowanie tak, tylko nie tam, gdzie firmy najczęściej zaczynają. Największy zysk przy najmniejszym ryzyku leży w obsłudze pytań pracowniczych, przygotowaniu dokumentów kadrowych, opisach stanowisk i onboardingu. Selekcję kandydatów zostawiam na koniec, gdy dział ma już doświadczenie i dokumentację.

Czy trzeba poinformować pracowników o wdrożeniu takiego systemu?

Tak, przed uruchomieniem systemu wysokiego ryzyka w miejscu pracy pracodawca informuje pracowników i ich przedstawicieli. Niezależnie od przepisu rekomenduję zrobić to wcześniej i szerzej — w kilku firmach to właśnie brak wcześniejszej rozmowy, a nie sam system, wywołał konflikt ze związkami zawodowymi.

Ile kosztuje uporządkowanie AI w dziale HR?

Sesja strategiczna od 2500 PLN wystarcza, żeby rozdzielić zastosowania na kategorie ryzyka i wskazać, od czego zacząć. Audyt od 18 000 PLN obejmuje przegląd używanych narzędzi, ocenę ryzyka dla zastosowań z załącznika III, dokumentację i plan przygotowania do 2 grudnia 2027.

Czy narzędzia rekrutacyjne, których używamy, to już systemy AI?

Bardzo często tak, choć nie jest to widoczne w umowie. Automatyczne szeregowanie kandydatów, dopasowywanie do profilu i ocena testów potrafią być systemami AI w rozumieniu przepisów. Pierwszym zadaniem w takich projektach jest zapytanie dostawcy wprost i otrzymanie odpowiedzi na piśmie.

Czy AI może dyskryminować kandydatów?

Może i to jest główny powód, dla którego ta kategoria trafiła do systemów wysokiego ryzyka. System uczony na wcześniejszych decyzjach firmy powtarza także te nierówności, które w tych decyzjach były. Dlatego przy każdym takim zastosowaniu potrzebny jest regularny przegląd wyników w podziale na grupy, a nie jednorazowe oświadczenie dostawcy.

Od czego zacząć, jeśli dział HR ma pięć osób?

Od obsługi pytań pracowniczych i dokumentów kadrowych. W małych działach to zwykle kilkaset powtarzalnych pytań miesięcznie — o urlopy, świadczenia, zaświadczenia — których obsługa pochłania czas potrzebny gdzie indziej. Ryzyko jest tu minimalne, a efekt widoczny w pierwszym miesiącu.

Czy nagrywanie i podsumowywanie rozmów rekrutacyjnych jest dozwolone?

Za zgodą kandydata i przy jasno określonym celu — tak. Granica przebiega gdzie indziej: notatka pomocnicza dla rekrutera jest czymś innym niż ocena kandydata wystawiona na podstawie zapisu rozmowy. To drugie wchodzi w obszar wysokiego ryzyka ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Sprawdźmy, czy Wasze narzędzia oceniają ludzi

Zostaw imię i numer telefonu — oddzwaniam i w kilkanaście minut ustalamy, które z używanych systemów wymagają uwagi.